生產力書評心得
提升生產力的 8 大關鍵

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相見恨晚的一本書。
不僅解釋了生產力的來源,更重要的是讓我醒悟-為什麼我在大公司過得這麼不快樂、工作一年後選擇離職。

我們都希望自己有所成就,完成一項項目標、任務,向他人、老闆或社會展現自己的優秀能力。可是最後結果說明了,有些人永遠在瞎忙,有些人總能利用時間做出多樣成果。這時候,我們會形容後者「很有生產力」。

到底什麼是「有生產力」?

所謂的有生產力,就是善用體力、腦力與時間,用最少的付出,得到最有意義的報酬。

只要付出最少努力就能換取最大成果,聽起來真是太棒了!但是,為什麼有些人生產力驚人?什麼原因造成了生產力差異?

本書從八個面向,探討生產力的組成奧秘,分別是:動機、團隊、專注、目標、管理他人、決策、創新、吸收資訊。
其中,最讓我有感的是「動機」、「團隊」與「管理他人」這三個面向,改變我選擇未來工作環境的考量因素。

以下,重點摘錄這八個面向如何影響人們的生產力:

一、動機

最能帶來動力的選擇是做到兩件事的決定

當我們把「不得不做的事」變成有意義的選擇,證明自己是人生的主宰,就會出現內控感,進而產生動力。

#主控權
心理學家研究發現:「想要擁有掌控感是一種生物本能。」當我們有機會自己做決定,我們會覺得人生由自己掌握,因此會更努力工作、且更有自信。

書中舉了一個例子:碰上高速公路塞車,如果前方可以下交流道,但得花更多時間才能到家,你會怎麼選?通常我們會選擇下交流道,因為比起卡在車陣中,下交流道會給大腦有機會做主的興奮感-回家的速度不會變快,但感覺會比較爽,因為我們可以自己決定車要怎麼開!

#賦予行動意義
「把苦差事變成自己在乎的選擇,自然有動力做事。」多問自己「為什麼?」能幫助我們找出瑣事背後的崇高意義。

曾經有一系列的養老院研究,想知道為什麼有的老人在養老院如魚得水,有的老人卻在住院後開始等死。關鍵在於:老人是否自己做決定。過得好的老人,他們會自己做決定、甚至反抗制式規定,而這為老人的心理帶來正面影響。為什麼?反抗行動證明了他們依舊是人生的主宰,他們過得更有活力、更加快樂。

二、團隊

有生產力的團隊具備兩個原則

#心理安全感
安全感是指「團隊成員認為團隊讓人安心冒險,站出來講話不會受懲罰,不會被嘲弄。每個人彼此信任、彼此尊重,勇於做自己。」

書中提到,Google 內部曾發起一項研究計畫,想知道如何組成最強的團隊。他們把衡量指標、成員背景等一切都數據化,卻發現找不到任何模式:一樣是生產力高的團隊,有些團隊成員私交很好,有些則是出了會議室就成為陌生人;有些團隊喜歡強人經理,有些則希望不要有明顯階級感。

最後他們發現,團隊規範影響效率。一位工程師告訴他們:「自己的團隊有話直說,提供冒險的空間,組長也全力支持你。」這位工程師來自效率最高的團隊。當人人勇於提出自己的看法,此時形成集體智慧,團隊變得更聰明。

#高社交敏感度
社交敏感度是指「小組有多能依據他人說話語氣、臉上表情,直覺就知道對方的感受。」

一個有同理心的團隊,能夠讓不高興的成員知道,可以告訴大家自己在擔心什麼,鼓勵他誠實說出不同意見。當人人在乎他人的情緒與需求,每個人會覺得自己受到重視,願意在保有自我的同時與他人一起合作。

三、專注

如何訓練自己擺對注意力

#建立心智模型
心智模型「告訴自己世界如何運轉。」有些人的模型比別人清楚,他們會詳細想像即將發生的對話、等一下要做的事,因此更能選擇哪些事要注意,哪些事可以忽略。

最有生產力的人如何建立心智模型?曾經有個對明星員工的研究,發現他們具備幾個共同特質:首先,他們一次只接很少的案子,第二,他們選擇需要認識新同事及學習新能力的專案。另外,他們大量參加還在初期階段的案子。這樣做的目的在於,他們能夠學到新點子、搶先接觸新興市場與數位經濟。

明星員工都是動腦狂,總有辦法提出各式各樣的理論,說明為什麼某些客戶的案子會成功,某個管理風格如何影響員工等。他們永遠在講自己看到的故事,提出解釋、分析,建立理論,不斷想辦法拼湊與連結資訊,這讓他們懂得掌握眼前的情勢。

四、目標

目標設定法有助提高生產力

SMART 目標
如何訂定短期目標?五個原則是:目標具體(Specific)、可衡量(Measurable)、可達成(Attainable)、具現實性(Realistic)、有時限性(Time-based)

例如想跑馬拉松,具體目標是不間斷跑十公里,如何衡量成功?每天跑兩圈公園,不能用走的。是否有可能達成?有可能,只要自己一星期跑三次。是否能配合現實生活?如果星期一、三、五都早點起床,就可能辦到。時間進度怎麼訂?本周跑五公里,下周跑六公里,以此類推。

#登月目標
完成小目標讓人心情愉快,但如果只沉浸在可能做到的目標並不是件好事。就像寫待辦清單時,有人喜歡寫下可以輕易劃掉的事項,這讓他感覺良好,卻無法增加生產力。

所以我們必須先問目標是否正確?想要向上提升,就需要訂出具有野心的登月目標。正因為登月目標難以達成,須採取新思維、新作法,讓大膽的計劃,劃為一連串可能做到的目標。

五、管理他人

放手讓人去做的信任文化

精實生產、敏捷開發

「由最靠近問題的人解決問題」,當公司把選擇權交給每一位員工,信任感讓員工覺得自己是大家庭的一份子,願意為所有人的成功而努力。

書中舉例,美國通用汽車的某地方工廠曾因工作環境惡劣、遭遇員工反抗而關門大吉。後來工廠與日本人合作,引進「豐田生產方式」。據說使用這套方式後,能以低廉成本,製造出高品質的汽車。工廠找了前員工回來工作,他體驗到驚人的轉變:以前在通用汽車的管理下,員工只是機器裡的小螺絲釘,「對方叫你做什麼,你做就對了」,沒人在乎他的想法。

新的管理方式有什麼不同?「在豐田,品質比錢重要,如果生產線出現失誤,員工就立刻停下來解決。在以前我們完全不敢停下生產線」、「主管會跟工人討論工具如何改良」、「組織裡的每個人,都有權當公司裡某件事的最高權威,豐田會善加利用每一個人的專長。」當員工覺得自己備受尊重、自己是公司的一份子,他們更積極工作,最後,原本關門的汽車廠成為最具生產力的工廠。

承諾型文化
承諾型文化,旨在打造人們只有在退休或去世時才會離開的公司,第一要務是建立正確文化,再來才是設計出最好的產品。


史丹佛教授想研究,如何讓一間公司充滿信任感。一家公司會不會成功,取決於公司如何對待員工,要是沒有信任感,公司一定會倒。他們開始研究 1990 年代的矽谷,那時新創公司大量出現,可歸納為五種公司類型:由一流成員組成的「明星式」企業文化、充滿工程師的「工程師文化」、由眾多中階經理組成的「科層體制」、實現創始人意志的「獨裁文化」與尋找適合人才、追求穩健成長的「承諾型文化」

經過十年的觀察,他們發現公司文化跟成功與否特別相關,且影響巨大。明星式企業成為最大贏家,然而失敗率也特別高,上市比率低於所有組別,因為常常出現人事問題,每個員工都想當大明星。而最不暴起暴落的文化,是承諾型文化,幾乎每個管理項目都打敗其他類型的公司,慢慢找人的結果,就是找到有方向的員工,大家共同為了公司努力。

六、決策

如何做出好決策

習慣事情充滿不確定性
預測其實是一種很不精確的事,我們得正視自己所知不多。做出好選擇的訣竅,在於習慣事情充滿不確定性,然後相信長期而言,贏的機率站在我們這邊。

書中以撲克牌賭局為例,輸家永遠在尋找牌桌上確定的事,但高手則坦承自己不知道。假設在一局當中,你算出有八成機率拿不到想要的牌,然後失去賭金,這時新手會把注意力放在確定性,選擇退出這一局。高手不曉得這一局會贏還是輸,但他會想像如果這一局玩一百次,最終會贏二十次,只要最後贏的金額大於輸的金額,最終還是可以贏得賭金。高手知道很多事無法預測,「眼前這一局贏不贏無所謂,更重要的是長期而言機率如何。」

#大量吸取正反經驗
準確的預測需要大量成功經驗,也需要失敗經驗。直覺能幫助我們判斷哪些預測比較可能成真。


人類有一種能力,能夠不耗費太多腦力就做出估算,且準確率高到驚人。我們可能沒研究過人類壽命數據表,但我們知道依據經驗,幼兒死亡率低於 90 歲老人死亡率。這種憑直覺的能力叫「貝式認知」,我們能依據經驗,假設壽命長短,我們參加的喪禮越多,預測就會越準確。而準確的預測需要大量正反經驗,我們必需要和成功的同行聊,也和失敗者聊,才有更準確的商業直覺。

七、創新如何讓創意過程充滿生產力

 

連結過去經驗,整合成新東西
當我們開始注意身邊事物給自己什麼感覺、讓自己做出什麼反應,然後將這些點子拿過來運用,新舊結合,就會成為創意仲介。

冰雪奇緣在正式上映前十八個月,舉行了一場試映會,邀請全迪士尼的導演、編劇等成員觀看作品。然而試映會後,作品受到一連串負面評語:劇情充滿漏洞、角色不討喜。團隊開始重寫劇本,在時間的逼迫下,他們要趕快找到最好的答案,但不能是老掉牙的故事。如何加快創新的腳步?他們回歸初衷,分享自己當初加入冰雪奇緣計畫的原因。有人分享自己跟兄弟姊妹相處的狀況,深入挖掘自己的內心,把自己的人生化為素材,最終放上銀幕,成為感動人心的作品。

八、吸收資訊如何增進運用資訊的能力

把大塊資訊拆解成小塊資訊

這種過程稱為「篩選」。我們的大腦渴望把事情簡化成兩、三個選項。在面對大量資訊時,自動把資訊收進心智的大、中、小文件夾裡。

例如,當我們在餐廳拿到酒單時,一般有辦把做出選擇。因為大腦會自動用酒類知識,做出二選一個選擇:紅酒還是白酒?白酒!喝貴的還是便宜的?便宜的!最後進行便宜白酒的大對決。

用想學的資訊做點事
碰到想學的資訊時,用那個資訊做點事更有效。

讀到一本有很多新穎見解的書,如果強迫自己寫下筆記,且向坐在旁邊的人解釋書中概念,我們就比較可能在生活中實際運用那些點子。這樣做幫助我們在大腦中建立心智文件夾,而這正是學習的最重要步驟。

總結

到底什麼是生產力?
生產力就是看出一般人會忽略的選擇。關鍵在於用某些方法,做出某些決定。我們選擇如何看待自己的人生、我們在心中告訴自己的事、我們強迫自己訂出的詳細目標、我們建立的團隊文化、我們看待選擇與處理資訊的方式,這些通通構成了生產力。

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